Heb jij ook zo’n klus waar je tegenop ziet alsof het de Mount Everest is? Een taak die alleen maar groter lijkt te worden naarmate je er meer aan denkt? Nou, je bent niet alleen! Ontdek hoe ik van mijn foto’s een georganiseerd meesterwerk maakte en leer hoe je die berg aan werk kunt bedwingen zonder sherpa of zuurstoffles ☹ .
Herken jij dat?
Ik ken het ook. Mijn kinderen waren al dik in de twintig en in hun fotoboek was ik bij de één niet verder gekomen dan vier jaar (mijn kinderen zijn nog uit de tijd van de analoge foto’s) en bij de ander zelfs maar tot twee jaar☹. Wat een klus: ‘Ik krijg dit nooit voor elkaar,’ dacht ik elke keer. Elke keer als ik eraan dacht, werd de klus groter en groter. Dit gaat mij nooit lukken☹.
Daarom begon ik er maar niet aan! Dat zorgt ervoor dat ik niet trots op mezelf was omdat ik mijn doel maar niet bereikte.
Stappenplan:
Totdat ik een goed idee kreeg en de volgende stappen uitvoerde:
- Alle foto’s opzoeken, die zaten in verschillende dozen en mapjes.
- Een soort archiefdoosje kopen (op de grootte van bijna alle foto’s) met tabbladen waarop ik de jaartallen zette, dus 1996, 1997, 1998, enzovoort.
- De foto’s bekijken en bedenken uit welk jaar ze kwamen. Soms wist ik het niet meer precies en dan maakte ik een keuze. Met mezelf had ik de afspraak gemaakt dat het niet erg is als het niet voor 100% klopt. Het is eigenlijk heel leuk om te doen.
- De foto’s achter het juiste tabblad zetten.
Dit was het startpunt voor de volgende afspraak met mezelf: Ik plak elke dag één pagina met foto’s. Dat was heel leuk om te doen en nooit een belasting. Het fotoboek komt dan vanzelf af!
Randvoorwaarden:
- Ik ben dit project in de winter gestart. In de zomer ben ik liever buiten.
- Ik had op zolder een hoekje ingericht waardoor de foto’s en het fotoboek gewoon konden blijven liggen.
- Als het er een dag niet van komt, is dat geen probleem. Ik plak de dag daarna gewoon twee pagina’s, en anders ben ik een dag later klaar. Dat is ook geen probleem. Niet te streng zijn voor jezelf (dat is voor mij heel belangrijk).
Ik heb er veel plezier aan beleefd en ben trots op het resultaat. Ik heb dit nu voor één kind gedaan en start deze winter met het andere kind.
Op het werk:
Ook op mijn werk zijn er dit soort klussen. Als er een harde deadline aan zit, is het makkelijker, want dan ontkom je er niet aan. Maar als dat niet zo is, schuif ik het vaak voor me uit. Als je dan met jezelf afspreekt dat je er elke dag een half uur of een kwartier aan besteedt, gaat dat je helpen en voel je je trots omdat je iets wat jij (en misschien ook jouw manager) belangrijk vindt, hebt afgerond.
Voorbeeld:
Ik kan me herinneren dat we voor de migratie van het ene softwarepakket naar het andere best veel rapportages moesten ombouwen. Dat stelden we steeds uit. Ik hoefde de rapportages zelf niet te bouwen, maar moest aangeven welke gegevens nodig waren uit het nieuwe softwarepakket, zodat het overzicht dezelfde inhoud zou behouden.
Afspraken:
De volgende afspraken heb ik gemaakt:
- Met mezelf:
- Elke dag voordat ik de mail lees, analyseer ik één overzicht, zodat ik zeker weet dat ik eraan toekwam. Dat kostte me niet meer dan een half uur.
- Deze analyse stuur ik naar de ontwikkelafdeling.
- Met de ontwikkelafdeling:
- Ik lever elke ochtend de gegevens van één overzicht aan.
- Zij bouwen dat overzicht diezelfde dag.
- Ze sturen in de middag een voorbeeld op dat ik meteen beoordeel.
- Ik geef in de middag feedback. Als er nog iets aangepast moest worden, kon dat dezelfde dag nog of de volgende dag.
NB: De afspraken die je met anderen maakt, zijn een extra stok achter de deur!
Het klinkt heel eenvoudig en dat is het eigenlijk ook! Er ontstond een flow voor deze taak waarbij ieder zich verantwoordelijk voelde.
Op die manier:
- Waren we binnen twee maanden klaar met het bouwen van 30 overzichten.
- Was het voor iedereen te behappen (je moest het namelijk naast je gewone werk doen).
- Ontstond er een goede samenwerking tussen functioneel beheer en de ontwikkelaars.
Conclusie:
Als je als een berg opziet tegen een bepaalde klus, bedenk dan hoe je het werk kunt opsplitsen in kleine behapbare brokken waar je elke werkdag mee aan de slag kunt. Bouw zekerheden in zodat je ervoor kunt zorgen dat dit slaagt. Voor mij was dit elke dag voordat ik mijn mail lees, anders ben ik voordat ik het weet alweer met andere dingen bezig. Dat zou frustrerend zijn want dan kom ik aan het eind van de dag tot de conclusie dat het (weer) niet gelukt is.
Je zult zien dat je er veel voldoening aan beleeft omdat je het op die manier af kunt krijgen maar ook omdat het niet erg is (of zelfs gewoon leuk) om elke dag zo’n kleine brok werk af te ronden. Als het je niet lukt om te bedenken hoe je de klus kunt opsplitsen, bespreek het dan met je manager of collega’s; waarschijnlijk willen die graag met je meedenken.
Oh, en onthoud: een olifant eet je ook hapje voor hapje!