Lees dit voordat het te laat is!
Glazen ballen: Maria Roosen – Grote Kerk Breda
Alle ballen in de lucht houden
Ken je dat gevoel, dat je druk, druk, druk bezig bent en al die ballen in de lucht probeert te houden? Je voelt je er nog wel goed bij, maar er kan echt niets meer bij! ☹️
Ik herken dit ook van mijn werk in een IT-team. Samen met collega’s moesten we, als team, allerlei klussen klaren. Maar ik had een collega die wat minder aankon dan de rest. Als er een nieuwe klus binnenkwam, riep hij steevast: “Ik heb geen tijd, hoor! Ik heb het veel te druk!” Terwijl ik en de andere collega’s vaak dachten: “Druk? Jij hebt nog niet de helft op je bord liggen van wat wij moeten doen. Hoe kan dat nou?”
Te veel op je bord:
Het ervaren van werkdruk is een heel persoonlijke ervaring. Voor iedereen is het anders. Met de kennis die ik nu heb, denk ik: “Hij kijkt naar zijn hele workload en ziet niet alleen het eerste bordje.” Als ik nu mensen coach die een te grote werkdruk ervaren, kijken we samen naar het totaal aantal klussen en verdelen we die in bordjes van:
- Nu (deze week);
- Volgende week tot binnen één maand;
- Volgende maand tot binnen twee maanden;
- De rest: Alles wat twee maanden of langer kan wachten.
Door zo te kijken, geeft dat mensen al rust. Ik coach mensen om alleen datgene in hun hoofd te hebben wat op het bordje ‘Nu’ ligt en de rest eruit te krijgen.
Het opschrijven helpt, want dan mag je het vergeten en maak je toch de totale workload inzichtelijk. Mijn ervaring is dat dit mensen rust geeft. De belasting wordt niet minder, maar er wordt minder druk ervaren als alleen de ‘Nu’-klussen in je hoofd zitten.
Wekelijkse check-in:
Door elke week opnieuw naar alle openstaande klussen te kijken en te beslissen wat het nieuwe ‘Nu’-bordje wordt, blijf je bij en vergeet je niets.
Het kan zo zijn dat:
- Iets wat vorige week nog op het bordje ‘volgende maand’ lag, om welke reden dan ook ineens urgent wordt en op het bordje ‘Nu’ belandt.
- Er te veel op het bordje ‘Nu’ ligt. Ga dan het gesprek aan met jouw opdrachtgever/manager en vraag of het goed is dat een bepaalde taak niet deze week, maar bijvoorbeeld volgende week opgepakt wordt. Dit is een kwestie van verwachtingen managen.
- Sommige taken nooit aan de beurt komen en dat is dan maar zo. Tenzij je deze zelf heel belangrijk vindt of deze een tijdsbesparing op gaat leveren. Zorg er dan voor dat deze klus toch op het bordje ‘Nu’ komt te liggen.
- Er structureel te veel op het bordje ‘Nu’ ligt. Ga dan het gesprek aan met je manager en zorg dat er keuzes worden gemaakt, bijvoorbeeld:
- Extra capaciteit om de klussen te klaren;
- Werk anders verdelen over de beschikbare capaciteit;
- Taken automatiseren;
- Bepaalde klussen (tijdelijk) niet meer doen.
Conclusie:
Iedereen ervaart werkdruk op een andere manier en het is belangrijk om je niet gek te laten maken. Kijk alleen naar de dingen die ‘Nu’ gedaan moeten worden. Zorg dat de andere taken niet meer in je hoofd blijven zitten. Maak inzichtelijk welke klussen er allemaal moeten gebeuren en welke prioriteit je eraan hebt gegeven. Ga met dit overzicht in gesprek met jouw manager als er structureel te veel werk op je bord ligt. En onthoud: blijf rustig, want zelfs circusartiesten laten af en toe een bal vallen!